Как выбрать отель
21.11.2022
Когда сотрудник компании отправляется в командировку, важно тщательно спланировать все детали поездки, приобрести билеты, забронировать отель и заказать трансфер. Специалисты рассказали, на что нужно обратить внимание при выборе отеля, чтобы командировка принесла желаемый результат, а компания не столкнулась с неоправданными расходами.
Выбрать и забронировать отель сотрудник компании может, когда поездка согласована и руководитель подписал приказ о направлении в командировку. Если задача выбора гостиницы рядом с белорусским вокзалом легла на плечи самого командированного, в первую очередь важно продумать и составить подробный план командировки. Отразите в плане все деловые активности, передвижения, локации выездных встреч и презентаций, места работы или учебы, если командировка предполагает обучение. После этого определить наиболее удобное расположение отеля будет проще, и география поиска объекта проживания сузится.
Не каждый сотрудник сможет найти самый выгодный вариант размещения. Можно обратиться в агентство делового туризма, а можно использовать современные онлайн-решения. Это обойдется компании дешевле, чем комиссия классического агентства. Например, сервис Контур.
Критерии выбора отеля для командировки
Есть несколько существенных факторов, которые необходимо учитывать при выборе места размещения.
Автоматизируйте оформление командировок: быстрый поиск недорогих билетов, отелей и квартир. Закрывающие документы с автозагрузкой в 1С
Месторасположение отеля
Важно подобрать вариант, который удобно расположен относительно места работы командированного сотрудника. Шаговая доступность от офиса делового партнера или места проведения встреч и семинаров поможет сэкономить время и сократить количество дней командировки. Сотруднику не придется тратить лишние часы на ежедневную дорогу. Если среди отелей со свободными номерами нет такого варианта или в рабочем плане командированного несколько локаций, выберите гостиницу около станции метро или остановки другого общественного транспорта, чтобы добираться до любой точки было легко и удобно. Даже когда принимающая сторона предлагает трансфер, рассчитывайте время, которое придется провести в пробках, и не рассматривайте удаленный вариант размещения.
Питание в отеле
Готовить в командировке затруднительно, поэтому выбирайте отели, которые предлагают завтрак, а лучше полный пансион, если командированный сотрудник не планирует обедать там, где работает или проходит обучение. Полноценное питание в отеле поможет сэкономить время на поиск кафе. Другая полезная услуга в гостинице — доставка еды в номер. Когда время расписано по минутам либо приходится поздно возвращаться, будет удобно заказать ужин, не отвлекаясь от важных дел.
Важно! Перед бронированием обязательно узнайте, входит ли питание в стоимость номера. Изучите отзывы на популярных сайтах, чтобы понять, насколько хорошо кормят в ресторане отеля. Запросите меню при бронировании и узнайте предпочтения командированного сотрудника, чтобы ему не пришлось искать альтернативу.
Интернет и рабочее место
Работа в другом городе чаще всего требует постоянного присутствия сотрудника в онлайн. Он должен находиться на связи не только с коллегами принимающей стороны, но и с теми, кто остался его замещать в компании. Онлайн-конференции, трансляции мероприятий, документы для совместной работы — все это требует качественной связи. Убедитесь в том, что в отеле есть неограниченный доступ к стабильному интернету. Узнать о том, какая скорость интернет-соединения в выбранной гостинице, можно по отзывам посетителей или у администрации отеля. В идеале WI-FI должен быть стабильным и в номере, и в зонах общего доступа.
Для работы сотруднику понадобится выделенная рабочая зона, удобный стол и стул. В стандартных номерах рабочий стол есть не всегда. Важно обратить на это внимание и заказать номер с двумя комнатами при необходимости. А если в отеле есть зона коворкинга, сотрудник может работать в ней.
