Особенности организации корпоративных праздников
26/02/2023
Проведение корпоратива в Москве — задача интересная и увлекательная. В этой статье вы получите не только рекомендации по основным этапам подготовки корпоратива, но и узнаете некоторые нюансы, о которых часто забывают в процессе организации. Даже если вы решите пригласить профессионалов из event-агентства, вам все равно необходимо учесть максимум деталей, чтобы создать событие, которое будут вспоминать с теплом и радостью.
Основные рекомендации по организации корпоративов
Поводом для проведения корпоративного мероприятия могут служить различные события:
Новый год, профессиональные праздники, 23 февраля, 8 марта, государственные праздники;
расширение компании — открытие филиала, нового офиса, магазина, ресторана, завода;
юбилей компании;
успешное завершение проекта.
В любом случае, до того, как начать подготовку, необходимо составить план действий по подготовке корпоратива.
Планирование
Вот пример плана:
- Цель, концепция, формат мероприятия;
- ответственный за подготовку;
- тема;
- бюджет;
- сценарий;
- место проведения корпоратива;
- питание;
- обязательные детали при подготовке.
Цели корпоративных мероприятий
Для определения целей и основной концепции праздника можно провести брейн-шторминг с коллегами или с опытными сотрудниками, которые работают давно и хорошо понимают такие важные нюансы, как миссия компании. Если для проведения мероприятия будет приглашено event-агентство, то хорошо бы пригласить на брейн-шторминг их представителя.
Примеры целей:
- сплочение команды, поддержание командного духа;
- создание дружелюбной атмосферы в коллективе;
- формирование корпоративной этики;
- выстраивание положительного имиджа компании;
- могут быть и другие, более узко направленные цели.
По сути, все эти цели направлены на одно — повышение лояльности сотрудников, выработку чувства гордости и сопричастности к миссии компании.
Далее необходимо выработать концепцию события — только для сотрудников или также и для членов их семей, будут ли приглашены партнеры по бизнесу и тп.
Определение формата корпоратива
Формат мероприятия будет зависеть от целей и концепции, выработанных ранее. Какие бывают форматы проведения:
Классический банкет — это когда гости сидят за столом и их обслуживают официанты;
Фуршет — угощение стоит на отдельных специальных столах, гости накладывают себе еду сами. Фуршет может быть с посадкой за столы, может быть без посадки, тогда должны стоять высокие столики, чтобы гости могли поставить на них свои тарелки с едой;
Выезд на природу — неформальная обстановка, активные игры на сплочение коллектива;
Шоу и концерт, конкурсная программа;
Семейный праздник — корпоративные мероприятия, в которых принимают участие сотрудники и их семьи.
После постановки цели, выработки и согласования с руководством общей концепции, формата, утверждения бюджета, необходимо решить — кто будет отвечать за подготовку события.
Ответственные за подготовку
Подготовку можно поручить сотруднику, который знает, как организовать корпоратив, либо договориться с event-агентством. Оба варианта имеют свои плюсы и минусы.
Если поручить всю подготовку своему сотруднику — это почти всегда гарантирует, что он будет учитывать особенности отношений в коллективе, скорее всего хорошо понимает миссию компании и легко сможет придерживаться ее в процессе подготовки, написания сценария и проведения праздника.
В то же время, при малейших недочетах во время праздника, если людям будет скучно и неинтересно, все претензии будут к этому человеку. Причем претензии могут быть как со стороны руководства, так и со стороны коллектива. А это может плохо сказаться на дальнейшей работе сотрудника.
Приглашенное event-агентство более профессионально подойдет к организации и проведению. Но, если это event-агентство еще пока не зарекомендовало себя перед приглашающей организацией как опытный и надежный партнер, то необходимо убедиться, что деньги, оплаченные за работу, будут выплачены не зря.
Как это сделать:
- попросить у представителя event-агентства контакты их заказчиков, чтобы позвонить и спросить, какое впечатление осталось после проведенных праздников;
- посмотреть сайт компании, есть ли на нем портфолио уже проведенных мероприятий, отзывы. Важно, чтобы портфолио содержало не только фото, но и видео материалы, блог со статьями о нюансах подготовки и проведения мероприятий;
- проверить лицензию, если event-агентство предоставляет также питание и транспортную доставку;
- изучить прайс-лист компании (если прайс-листа нет — от сотрудничества лучше отказаться);
- выяснить, какие ведущие есть в event-агентстве, их опыт работы и портфолио.
В любом случае — будет заниматься организацией мероприятия сотрудник компании или event-агентство, с ответственным за подготовку и проведение необходимо заключить договор. В документе важно подробно указать все нюансы и детали предстоящего мероприятия, четко определить сферы ответственности, бюджет, условия сотрудничества, как быть в случае форс-мажорных обстоятельств.
Важный момент!
В идеале со всеми подрядчиками (event-агентство, фото и видеограф, аренда помещения, кейтеринг, артисты, ведущий) нужно заключать договоры. Это позволит сохранить нервы, финансы и повысит степень ответственности со стороны исполнителей.
После того, как определена основная концепция и цель праздника, нужно выбрать тему.
