Рациональное использование канцелярских товаров: как экономить и при этом не страдать
Ежемесячный объем расходов на канцелярские товары известен только бухгалтеру, поэтому сотрудники предприятия не всегда экономно используют имущество компании. Для того чтобы найти «золотую середину», рекомендуется создать план. В нем учитывается фактическая потребность каждого отдела и сотрудника в тех или иных принадлежностях. С учетом составленного документа производят закупки. Сотрудники должны знать, что слишком быстрый расход приведет к необходимости самостоятельно отправиться в магазин.
Сколько канцелярии должно быть в офисе
В бухгалтерии или на складе постоянно требуются скрепки для бумаги, поэтому не стоит экономить на этом вопросе. Объем закупок определяют с учетом среднемесячного расхода + небольшой запас. Таковой должен быть в наличии. Может случиться так, что часть канцелярии из пришедшей партии окажется ненадлежащего качества или выйдет из строя. Второй полезный в работе инструмент – бумага. На ней печатают товарно-транспортные накладные, путевые листы, отчеты, декларации и много других документов. Как и в предыдущем случае, каждый отдел в компании получает тот объем, который требуется ему для работы с учетом небольшого запаса.
Несмотря на перевод множества процессов в электронную форму, карандаши, ручки и маркеры не потеряли свою актуальность. В наличии должны быть синие ручки (обязательно) и опционально – красный и черный цвет. В большинстве случаев каждому работнику выделяют до 3 ручек в течение 1 календарного месяца. Маркеры – случай особый, ведь их использование не ограничивается документами. Да, с их помощью акцентируют внимание на значимых деталях деловых бумаг, но на этом дело не заканчивается. Маркеры применяют для работы со специальными досками. Если таковые имеются в компании, то маркеры покупаются с запасом. Рекомендуется сделать выбор в пользу нейтральных цветов – зеленый, голубой или красный.
Итак, обязательные канцелярские принадлежности:
- скрепки,
- бумага,
- ручки,
- карандаши,
- маркеры,
- ножницы,
- зажимы,
- дырокол.
Выбор поставщика
При выборе поставщика заказчик обращает внимание на репутацию компании, наличии у нее опыта и возможностей быстро выполнить даже объемный заказ. Качественная канцелярия мелким оптом должна быть у клиента в течение нескольких дней после составления счета-фактуры, его подтверждения и оплаты. Если речь идет о бумаге, как для письма, так и для работы с копировально-множительной техникой, то лучше выбор делать в пользу одних и тех же марок. Внимание стоит обратить на плотность листа. Если она будет незначительной, то принтер будет «жевать» листы. Не стоит выбрать слишком плотную бумагу, иначе устройство с ней не справится. Рекомендованный уровень плотности колеблется от 80 до 100.
